WordデータなどをPDFに変換してからWeb上で閲覧可能にする方法

インターネットを使って個人でビジネスをしていく場合、データのやり取りについてある程度の知識を持っておいたほうがいいですよね。

今回はクライアントまたは従業員、外注先などにテキストデータをPDFで送る方法についてお伝えします。

実は、僕自身いつもPDFを使うときに『あれ、どうすんだっけ(汗)?』と戸惑っていたので一度ちゃんと整理したいと思い記録用に記事を作りました。

これはよく使うと思うのでうまく活用してみて下さい。

WordデータをPDFに変換する方法

まず、WordデータをPDFに変換するにはいくつか方法があります。一番簡単なのでファイル保存時にPDFで保存すればOKなのですが、それが出来ない場合もあります。そんなとき僕がオススメするのはGoogleドライブを使った方法です。

個人的にGoogleドライブは非常に使えるツールなので殆どのことはこれでシゴトが出来ます。

Wordソフトを使う場合

WindowsでもMacでもいいのですが、Wordソフトでテキストデータを作成した場合はそのデータをGoogleドライブにアップロードします。

 

『ファイルをアップロード』を選んで作成したWordデータを選ぶと▼

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このような形でアップされます。このファイルをGoogleドキュメントに変換します▼

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『アプリで開く』から『Googleドキュメント』を選ぶとGoogleドキュメント形式でデータが開かれます▼

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ここでファイルから『形式を指定してダウンロード』『PDFドキュメント』を選択します▼

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するとGoogleドキュメント情報がPDFに変換されたものがダウンロードされるようになります▼

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これでWordからPDFに変換する方法は完了です。

ちなみに、Wordソフトではなくメモ帳などでもGoogleドライブにアップしてGoogleドキュメントに変換することは可能です。

よく、ビジネスシーンで『PDFで渡してください』と言われることあると思うのですが、あの理由はどんなインターフェイスでもそれに依存せず閲覧することが可能な点にあります。コンビニで印刷するときもWordやJPEG等では印刷出来ないこと多いですがPDFはOKなんですよね。

PDFデータをWeb上で閲覧可能にする方法

特定の相手であればダウンドードしたPDFを添付して送れば問題ないのですが、複数の相手または不特定多数の方に閲覧してもらう場合はWeb上で確認してもらったほうが早いですよね。

そのためにはURLを発行する必要があります。URLを発行するにはサーバーにPDFをアップロードします。

サーバーはなんでも良いのですがPDFのアップロードに対応しているものにしてくだしさい。

『サーバーとか持ってないよ!』という方。ご安心下さい、Googleドライブを使いましょう!

先程作成したPDFデータをGoogleドライブにアップロードします▼

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右クリックより『共有可能なリンクを取得』を選んでURLを発行します▼

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このURLをコピーして記載すればPDFデータを送らなくてもそのリンクに飛べば誰でも閲覧することが可能ですし、必要であれば閲覧者はダウンロードも出来ます。

 

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以上がWordデータなどをPDFに変換してからWeb上で閲覧可能にする方法です。

業務が拡大していくと多くの人と関わってくるので、このように誰でもWebで閲覧できる方法を使ってスムーズにビジネスを進めていきましょう!

 

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