【ドロップボックス】招待の仕方と受け方を解説!共有設定方法に注意!

最近は、オンラインストレージサービスを利用して仕事することが増えました(てかほとんどです ^_^;)。

僕個人ではGoogleドライブをメインに作業を行っていますが、あるクライアントさんと仕事をした時にドロップボックスでデータの管理をお願いされたことがキッカケで、割りと利用するようになりました。

現在、簡単なデータのやり取りはドロップボックスで管理をするようにしているのですが、はじめて利用される方は高確率で『招待の仕方と受け方』で疑問が起きるので今回その解説をさせていただきます。

ドロップボックスで相手を招待するには?

まずは、招待する側の設定です。僕がやってる手順で説明していきますね。

今、僕のドロップボックスの管理画面はこのような感じになってますが、新しいプロジェクトを始める場合は何も考えずに赤枠の新しいフォルダを選択します。▼

 

フォルダ名を入力します▼

170531_d

 

『TEST』フォルダを作りました。これをクリックします▼

170531_e

 

なぜ今、フォルダを作ったかというとトップの管理画面で共有するよりも一度フォルダを挟んだほうが管理しやすいからです。

なので、ここにまたフォルダを作ります。『data』フォルダを作りました▼

170531_f

170531_g

 

次にフォルダの右横にマウスを重ねると『共有』ボタンが現れるのでクリックします▼

170531_h

 

するとこの画面が現れるのでここで招待設定を行います▼

170531_i

 

画面にはメールアドレスを入力する欄とその下に『リンクがまだ作成されていません』と書かれた欄があります。

この違いは招待の仕方にあります。

メールアドレスで招待する場合

まずメールアドレスを入力する欄に招待したい相手のアドレスを入力します。右下の『共有』ボタンを押すと相手にはURLリンクが貼られたメールが届くようになるのでそこにアクセスすれば招待は完了します▼

170531_j

 

共有ボタンを押すとフォルダのアイコンが変わり、メンバーが『あなた』から『メンバー2人』になります▼

 

相手にはこのようなメールが届きます▼

170531_l

 

ここでフォルダにアクセスすれば相手と指定フォルダの階層内を共有できます。

リンクで招待する場合

今度はメールアドレスでは無く、リンク作成をして招待する方法です。

『リンクを作成』をクリックします▼

170531_i

 

すると、このフォルダを共有するためのリンクが発行されます。そのリンクを取得するために『リンクをコピー』をクリックします▼

170531_m

 

これでコピーができたので、このURLを相手に教えてばこのフォルダの階層内を共有することが出来ます。

前述の方法と違ってあなた自身がメールをしてURLを伝える必要があります。▼

170531_n

 

共有設定の確認

上記の方法で招待は出来るのですが、どこまで共有するかということもこちらで設定を行えます。

メールアドレスで招待する場合は、『編集可能』か『閲覧可能』のどちらかを選べます。デフォルトは編集可能になっています。

170531_o

 

しかしリンクをコピーして教える場合、そのURLからアクセスしても相手は編集することが出来ません。そしてリンク作成からだと『編集可能』を選ぶことも出来ないのです。

なので必要な場合はメールアドレスを聞いて招待をするようにしてください。

 

以上がドロップボックスを使った招待の仕方と受け方についてです。

オンラインストレージサービスを利用していればドロップボックスに限らす必ず共有設定はいじる部分だと思うので、相手に合わせた設定を行ってスムーズにビジネスを進めていきましょう!

 
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