【ドロップボックス】招待の仕方と受け方を解説！共有設定方法に注意！

近年、オンラインストレージサービスを使って仕事を進める方が増えてきました。

僕個人ではGoogleドライブをメインに作業を行っていますが、
ドロップボックスでデータのやり取りを行うこともあります。

しかし、はじめて利用される方は高確率で

『招待の仕方と受け方』がわからない

という疑問が起きると思うので今回はドロップボックスの正体の仕方と受け方、
そして共有設定の方法を解説をさせていただきます！

 

ドロップボックスで相手を招待するには？

まずは、招待する側の設定手順を説明していきますね。

下記は僕のドロップボックスの管理画面です。
新しいプロジェクトを始める場合は何も考えずに赤枠の新しいフォルダを選択します▼

 

フォルダ名を入力します▼

 

『TEST』フォルダを作りました。これをクリックします▼

 

なぜ今、フォルダを作ったかというとトップの管理画面で共有するよりも
一度フォルダを挟んだほうが管理しやすいからです。

なので、ここにまたフォルダを作ります。
『data』フォルダを作りました▼

 

次にフォルダの右横にマウスを重ねると『共有』ボタンが現れるのでクリックします▼

 

するとこの画面が現れるのでここで招待設定を行います▼

 

画面にはメールアドレスを入力する欄とその下に
『リンクがまだ作成されていません』と書かれた欄があります。

この違いは招待の仕方にあります。

 

メールアドレスで招待する場合

まずメールアドレスを入力する欄に招待したい相手のアドレスを入力します。
右下の『共有』ボタンを押すと相手にはURLリンクが貼られたメールが届くようになるのでそこにアクセスすれば招待は完了します▼

 

共有ボタンを押すとフォルダのアイコンが変わり、メンバーが『あなた』から『メンバー2人』になります▼

 

相手にはこのようなメールが届きます▼

 

ここでフォルダにアクセスすれば相手と指定フォルダの階層内を共有できます。

 

リンクで招待する場合

今度はメールアドレスでは無く、リンク作成をして招待する方法です。

『リンクを作成』をクリックします▼

 

すると、このフォルダを共有するためのリンクが発行されます。
そのリンクを取得するために『リンクをコピー』をクリックします▼

 

これでコピーができたので、
このURLを相手に教えてばこのフォルダの階層内を共有することが出来ます。

前述の方法と違ってあなた自身がメールをしてURLを伝える必要があります。▼

 

共有設定の確認

上記の方法で招待は出来るのですが、どこまで共有するかということもこちらで設定を行えます。

メールアドレスで招待する場合は、
『編集可能』か『閲覧可能』のどちらかを選べます。デフォルトは編集可能になっています。

 

しかしリンクをコピーして教える場合、
そのURLからアクセスしても相手は編集することが出来ません。
そしてリンク作成からだと『編集可能』を選ぶことも出来ないのです。

なので必要な場合はメールアドレスを聞いて招待をするようにしてください。

 

以上がドロップボックスを使った招待の仕方と受け方についてです。

オンラインストレージサービスを利用していればドロップボックスに限らす必ず共有設定はいじる部分だと思うので、
相手に合わせた設定を行ってスムーズにビジネスを進めていきましょう！

 

スティーブン倉田の無料メルマガ