WordデータなどをPDFに変換してからWeb上で閲覧可能にする方法

仕事でデータのやり取りする際は様々な拡張子のファイルを扱うことがあるので、ある程度の知識を持っておいたほうがいいですよね。

その中でもテキストをPDFに変換して送受信をする状況は良く起こりがちです。

なので今回はクライアントまたは従業員、外注先などにテキストデータから変換したPDFデータを送る方法についてお伝えします。

僕自身もたまに

倉田

あれ、どうすんだっけ(汗)?

と戸惑うことがあるので一度ちゃんと整理したいと思い記録用に記事を作りました。

WordデータをPDFに変換する方法

まず、Wordでテキストデータを作ったとしましょう。これをPDFに変換するにはいくつか方法があります。

一番簡単なのでファイル保存時にPDFで保存すればOKなのですが、それ以外の方法だとGoogleドライブを使って変換します。

倉田

個人的にGoogleドライブは非常に使えるツールなのでガンガン使っていくといいですよ!

Wordソフトを使う場合

WindowsでもMacでもいいのですが、Wordソフトでテキストデータを作成した場合はそのデータをGoogleドライブにアップロードします。

 

『ファイルをアップロード』を選んで作成したWordデータを選ぶと▼

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このような形でアップされます。このファイルをGoogleドキュメントに変換します▼

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『アプリで開く』から『Googleドキュメント』を選ぶとGoogleドキュメント形式でデータが開かれます▼

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ここでファイルから『形式を指定してダウンロード』『PDFドキュメント』を選択します▼

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するとGoogleドキュメント情報がPDFに変換されたものがダウンロードされるようになります▼

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これでWordからPDFに変換する方法は完了です。

ちなみに、Wordソフトではなくメモ帳などでもGoogleドライブにアップしてGoogleドキュメントに変換することは可能です。

よく、ビジネスシーンで『PDFで渡してください』と言われることあると思うのですが、あの理由はどんなインターフェイスでもそれに依存せず閲覧できる点にあります。

コンビニで印刷するときもWordやJPEG等では印刷出来ないこと多いですがPDFはOKなんですよね。

PDFデータをWeb上で閲覧可能にする方法

特定の相手であればダウンドードしたPDFを添付して送れば問題ないのですが、複数の相手または不特定多数の方に閲覧してもらう場合はWeb上で確認してもらったほうが早いですよね。

そのためにはURLを発行する必要があります。URLを発行するにはサーバーにPDFをアップロードします。

サーバーはなんでも良いのですがPDFのアップロードに対応しているものにしてください。

サーバーとか持ってないよ~

ご安心下さい、Googleドライブを使えばOKです!

先程作成したPDFデータをGoogleドライブにアップロードします▼

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右クリックより『共有可能なリンクを取得』を選んでURLを発行します▼

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このURLをコピーして記載すればPDFデータを送らなくてもそのリンクに飛べば誰でも閲覧することが可能ですし、必要であれば閲覧者はダウンロードも出来ます。

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以上がWordデータなどをPDFに変換してからWeb上で閲覧可能にする方法です。

最後に

業務が拡大していくと多くの人と関わってくるので、このように誰でもWebで閲覧できる方法を使ってスムーズにビジネスを進めていきましょう!

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